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POLITICAS DE

HERRAMIENTAS

  • Este es un documento que detalla el formato de uso de las herramientas que usamos.

  • El objetivo principal de las herramientas es el de dar opciones probadas dentro de las organizaciones para poder implementarlas. De esta manera se busca generar criterio común en la utilización y contar con buenas prácticas que pueden ser replicadas y validadas con facilidad.

  • Entre las opciones se encuentran herramientas gratuitas, pagas y algunas incluídas dentro de paquetes empresariales como g-suite.

  • Este es un documento vivo que busca actualizarse de acuerdo a las mejores prácticas.

  • El uso de las herramientas puede variar dependiendo de la empresa donde cada uno se encuentre.

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Gestión de Tareas

Objetivo: Para la gestión y seguimiento de las tareas internas. 

 

Herramienta: 

 

Recomendaciones:

  • Se recomienda que se revise de forma diaria.

 

Forma de uso:

  • Cada colaborador debe de tener un usuario en basecamp. 

  • Se debe estar incluido en un Teams (Equipo) por cada empresa.

  • Se debe crear un Projects (Proyecto) para un proceso específico dentro de las empresas. Los proyectos se usan para procesos con clientes, proyectos internos de la empresa, etc, por lo tanto tienen un inicio y un final. 

  • Todas las tareas deben de tener un responsable. (@...)

  • Descripción de la tarea: escribir la tarea para el entendimiento del responsable a ejecutar la misma. 

    • Título

    • Razón

    • Resultado específico esperado

    • Fecha o deadline de la tarea

  • Utilizar los comentarios para realizar un seguimiento de la tarea y actualizaciones de la tarea. 

  • Cada uno debe de dar “check” a sus tareas, no se puede realizar “check” a la tarea que no sea de uno. 

  • Una vez finalizada la tarea o proyecto se puede archivar la misma, de esta forma si vuelve el proyecto/campaña/tarea solo se abre de nuevo y no se crea una nueva.

Chat o Mensajería

Objetivo: Comunicación de tareas, proyectos y socialización entre miembros del equipo.

 

Herramientas: 

  • Whatsapp (mensajería externa con clientes)

  • Google Chat (Interna dentro de la organización)

 

Recomendaciones

  • Se recomienda revisar de forma diaria.

  • En el uso de las herramientas como slack o google chat dar prioridad al laburo (cosas más sociales mejor en Whatsapp).

  • Las notificaciones de slack/google chat se pueden configurar para silenciarlas a partir de cierta hora.

 

Forma de uso: 

  • Cada colaborador debe de tener un usuario en Google Chat.

  • Diferentes canales para distintos temas, solo con las personas involucradas.

  • Crear canales cerrados cuando el mismo está destinado a un grupo cerrado de personas y las conversaciones deben ser privadas. 

  • Canales abiertos: los mismos sirven para comunicar o conversar sobre temas que convocan a toda la organización.

  • Ser específicos en las consultas y utilizar la opción de @ para la persona encargada de responder o revisar la tarea.

  • Enviar solo archivos con poco peso o enlaces a documentos compartidos que estén alojados en el drive.

  • No se utiliza para registrar el avance en el proyecto, las decisiones finales o resultados se comparten en el Basecamp.

Videollamadas

Objetivo: Realización de reuniones con video y voz.

 

Herramientas: 

  • Zoom 

  • Google Meet 

 

Recomendaciones: 

  • Prender las cámaras en reuniones mientras no se esté compartiendo pantalla o cuando se esté dando una conversación. 

 

Forma de uso: 

  • Silenciar el micrófono mientras otros estén hablando. 

  • Pedir la palabra para hablar. 

  • Todas las video llamadas deben de tener contraseña para ingresar o algún método de seguridad de ingreso de los participantes. 

  • Compartir el link en el calendario o en el canal por el cual se agendó la reunión.

Comunicaciones Formales

Objetivo: Comunicación formal para organizaciones.

 

Herramienta:

  • Gmail: (Gestor de correo electrónico)

 

Recomendaciones: 

  • Dedicar 2 momentos al día para revisar los correos.

  • Agregar los correos a tareas para recordar responder los correos. (Opción: Agregar a tareas) 

  • Si es que no podés responder el mail en el momento o en el día, colocar la opciòn de posponer o snooze al día y hora que quieras. 

  • Colocar en la bandeja principal los que son dirigidos a uno y en otra bandeja los mails en los que te encontrás en copia. 

 

Forma de uso: 

  • Cada mail tiene que tener un asunto de mail relacionado al cuerpo del mismo. 

  • Sólo poner en copia a las personas que deben estar informadas.

Almacenamiento de Documentos

Objetivo: Gestión de archivos en la nube. Esto permite contar con un backup continuo de los documentos e independencia de medios físicos.

 

Herramientas disponibles: 

  • Google Drive: almacenamiento de archivos con necesidad de disponibilidad inmediata. Esto se realiza dentro del ambiente de G-suite lo cual permite gestionar accesos de manera centralizada.

  • AWS-s3-Glacier: Es un servicio de Amazon Web Services que permite almacenar información con baja tasa de accesibilidad. Es ideal para almacenar backups de grandes volúmenes de información que no son necesarios en el día a día de las organizaciones.

  • Discos externos extraíbles para campañas/proyectos/clientes a los que se accede de forma eventual.

Documentos Compartidos

Objetivo: Creación de documentos de manera colaborativa en tiempo real y en línea. 

 

Herramienta:

  • Suite de Ofimática de Google (G-suite): Gestión de documentos de texto, planillas electrónicas, presentaciones y otras herramientas que permiten crear documentos compartidos.

 

Recomendaciones: 

  • Los documentos y carpetas en Google Drive deben de estar compartidos sólo con las personas necesarias.

  • No es recomendable compartir archivos sensibles o entregables por medio de links públicos. 

  • Cuidar los permisos de edición del documento o carpeta.

Seguimiento de Reuniones

Objetivo: Sistematización de reuniones y disponibilidad de memos e informes a los interesados.

 

Herramientas: 

  • Docs de Google: Generar un acta de las reuniones/memos.

  • Glassfrog: Herramienta de seguimiento de reuniones con foco en la metodología de holacracy.

 

Recomendaciones: 

  • Generar templates de memo de reuniones. 

 

Formas de uso: 

  • Crear los círculos correspondientes en glassfrog sólo con las personas involucradas. 

  • Luego de terminar la reunión subir las tareas con sus responsables a basecamp.

Calendario

Objetivo: Espacio individual y grupal para la coordinación de eventos.

 

Herramienta: 

  • Google Calendar: Opciones de calendarios de Google.

 

Sugerencias u opciones:

  • Una buena práctica es compartir tu calendario con tu círculo cercano con los que tienes más reuniones para que puedan ver tu disponibilidad y agendar reuniones en tus espacios libre, esto lo puedes hacer con Calendly 

  • Si es que tenés varios calendar, es decir, varios mails, integrar o estirar a uno para que el otro pueda visibilizar. 

  • Tener la rutina de si o si agendar todas tus reuniones con el link de zoom o google meet integrado.  

  • Si es que querés invitar a alguien a un calendario, pero no es realmente necesario que participe, puedes colocar a esa persona como “opcional”

  • Es super importante agendar las reuniones con tiempo. 

  • Para las reuniones con alguna frecuencia determinada, puedes configurar para que se repita todas las semanas, los meses, de acuerdo a tu frecuencia.

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